Hot desking – Co to jest?

Przez hot desking rozumiemy elastyczny system pracy, w którym stanowiska pracy są rotacyjne, a pracownicy nie mają przypisanych stałych miejsc, lecz zmieniają je każdego dnia. Ta forma pracy staje się coraz bardziej popularna szczególnie w modelu hybrydowym. 

W tym modelu organizacji biura, bez przypisanych stanowisk pracy, szczególne znaczenie ma odpowiedni dobór mebli, głównie krzeseł biurowych, które powinny być możliwe uniwersalne. Ponieważ to samo krzesło będzie używane przez osoby o różnym wzroście, ważna jest jego ergonomia i możliwość regulacji. W tym artykule przyjrzymy się bliżej, czym jest hot desking i na co należy zwrócić uwagę w tym nowym modelu pracy.

Jak działa hot desking

Anglojęzyczny termin „hot desk” oznacza dosłownie „gorące biurko”. Biurka w metodzie hot desking pozostają “ciepłe”, gdyż w wielu przypadkach stanowiska pracy są używane w sposób ciągły, rotacyjnie przez różne osoby. Jest to sposób na maksymalne wykorzystanie zasobów, w warunkach gdy pozwala na to tryb pracy.

Rotacja pracowników jest powszechna nie tylko w pracy hybrydowej, ale także w innych miejscach pracy, gdzie przeważa tryb zmianowy, na przykład w budkach ochroniarskich, punktach kontrolnych itp. Model krzesła odpowiedni do tego rodzaju pracy to krzesło Ergocity, którego średnie oparcie jest odpowiednie dla osób o różnym wzroście.

Wady i zalety hot deskingu

Aby podjąć decyzję o ewentualnym zastosowaniu nowego modelu pracy, ważne jest nie tylko wiedzieć, co to jest hot desking, ale także poznać jego wady i zalety.

Jako zalety można wymienić m. in. optymalizację przestrzeni czy wspomniane już wykorzystanie zasobów, które generuję redukcję kosztów związanych z zakupem mebli lub wynajmem powierzchni. Jako zaletę można wymienić również elastyczność, jaką daje wybór przestrzeni w zależności od codziennych potrzeb. Zmiana stanowiska pracy sprzyja ponadto nawiązywaniu kontaktów, ponieważ przemieszczanie zmusza do poznawania większej liczby współpracowników i sprzyja komunikacji i współpracy w zespole.

Wśród minusów związanych z wdrożeniem tego modelu pracy można wymienić brak poczucia przynależności wynikający z braku osobistej przestrzeni. Ponadto problemem może stać się temat higieny i porządku. Ponieważ nie wszyscy mają takie samo poczucie organizacji i czystości, nie każdy też wie, jak czyścić krzesło, niezgodności mogą prowadzić do konfliktów między współpracownikami.

Ponadto brak indywidualnego stanowiska pracy może prowadzić do problemów natury ergonomicznej, a więc niedopasowanych i w rezultacie niewygodnych mebli. Jak już wspomnieliśmy, naprawdę ważne jest w tej metodzie zainwestować w wyposażenie do pracy dla osób o różnych wymiarach ciała.

Hot desking i ergonomia

Tworząc system hot desking, musimy pamiętać o wygodzie i zdrowiu pracowników, dlatego szczególną uwagę warto poświęcić ergonomii mebli i wyposażenia biura. Wybór dopasowanego krzesła lub biurka może być trudniejszy ze względu na ciągłą rotację stanowisk pracy. Należy jednak pamiętać, że obecnie istnieje wiele opcji mebli adaptacyjnych, które będą odpowiednie dla różnych osób zajmujących to samo stanowisko.

Fotel Kansas może okazać się dobrym wyborem do pracy w modelu hot desking, ponieważ oprócz ergonomicznego wzornictwa jest obszerny i wzmocniony do udźwigu 150 kg. Jest to model bardzo polecany do pracy w budkach ochroniarskich, na portierniach itp.

Idealnym rozwiązaniem będzie również wybór biurka z regulacją wysokości blatu, które pozwoli na dynamiczne dopasowanie stanowiska do pracownika, a nawet naprzemienną pracę na siedząco i na stojąco. Krzesło w tym wypadku powinno mieć jak największy zakres regulacji wysokości.

Co jest potrzebne do wdrożenia hot deskingu

Jeśli naszym zamiarem jest przejście z tradycyjnego systemu pracy do hot deskingu, pierwszą rzeczą, powinna być zmiana mentalna, nakierowana na promowanie transformacji w kierunku elastycznego trybu pracy. Konieczne będzie uświadomienie zespołu na temat zalet nowego systemu organizacji, podkreślając kluczowe elementy nowej struktury pracy. Istotne będzie omówienie tematów organizacji pracy, zachowania porządku, a także promowanie stopniowej zmiany poczucia przynależności do osobistej przestrzeni stanowiska pracy.

Ponadto konieczne będzie zapewnienie dobrej łączność i zadbanie o odpowiednią infrastrukturę technologiczną naszego biura. Oczywiście wraz z przejściem na elastyczny system pracy zmieni się również przestrzeń biura i jego wystrój.

Oprócz wszystkich tych elementów, które należy wziąć pod uwagę, jak już wspomnieliśmy, należy również pamiętać o rzeczach potrzebnych w biurze, głównie w odniesieniu do mebli biurowych, które powinny być wygodne, ergonomiczne i dostosowane do różnych osób.

Hot desking to system, który pozwala maksymalnie zoptymalizować nasze zasoby, a jeśli uda nam się go odpowiednio wdrożyć, będzie to bardzo wydajna opcja, która pomoże nam obniżyć koszty.