Czym jest time blocking

Na pewno nieraz zdarzyło Ci się zakończyć dzień z poczuciem, że zrobiłeś wiele rzeczy, ale tak naprawdę nie udało Ci się ukończyć żadnej konkretnej sprawy. W natłoku maili, spotkań, rozmów telefonicznych i zaległych zadań często wydaje się, że tak naprawdę nigdy nie posuwamy się do przodu. Dlatego coraz popularniejsze stają się metody efektywnej organizacji czasu, wśród których wyróżnia się time blocking.

W tym artykule opowiemy Ci, czym jest i jak działa time blocking oraz jak zacząć stosować tę metodę w codziennej pracy. Połączenie metody time blocking ze sprzyjającym środowiskiem pracy i ergonomicznym krzesłem sprawi, że wkrótce zaczniesz dostrzegać rezultaty. Nie tylko staniesz się bardziej wydajny, lecz także zadbasz o swoje plecy i zdrową postawę.

Definicja time blocking 

Jeśli nigdy nie słyszałeś o tym pojęciu, prawdopodobnie zastanawiasz się, czym dokładnie jest time blocking. Zasadniczo jest to metoda organizacji czasu poprzez podział dnia na bloki czasowe, przypisując do każdego z bloków konkretne zadania. Tylko tyle i aż tyle.

Celem nie jest wyłącznie sporządzenie listy rzeczy do zrobienia, ale podjęcie decyzji, kiedy planujemy wykonać każde z zadań, tworząc w ten sposób bloki czasowe. Na przykład, zapisanie w notatkach „napisać raport” to nie to samo, co zarezerwowanie czasu od 10:00 do 11:30 na napisanie tego raportu, poświęcając mu pełną uwagą. 

Aby zobrazować działanie time blocking, poniżej przedstawiamy przykładowy plan pracy: 

• 09:00–10:30 → Sprawdzanie poczty i odpowiadanie na e-maile
• 10:30–12:00 → Pisanie głównego projektu
• 12:00–12:30 → Rozmowy telefoniczne i drobne sprawy
• 12:30–13:30 → Zadania administracyjne
• 15:00–16:30 → Tworzenie treści kreatywnych
• 16:30–17:00 → Przegląd i planowanie następnego dnia

Zwróć uwagę, że każdy blok ma jasny cel, a także ograniczony przedział czasowy. Dzięki takiemu rozwiązaniu unikasz ciągłego przeskakiwania z jednego zadania do drugiego, aby skupić się jedynie na czynności, którą masz do wykonania w danym momencie.

Jak działa time blocking

Kiedy już wiesz, czym jest time blocking, czas dowiedzieć się, na czym opiera się skuteczne działanie ten metody. Kiedy dokładnie wiesz, co należy zrobić, oraz ile masz na to czasu, nie tracisz energii na ciągłe zastanawianie się nad każdym kolejnym krokiem. Po prostu wykonujesz to, co zostało przydzielone do zrobienia w danym bloku czasowym, a następnie przechodzić do kolejnego zadania.

Time blocking nie oznacza jednak konieczności sztywnego trzymania się planu. Jeśli pojawi się pilna sprawa lub konieczność wprowadzenia nieoczekiwanej zmiany, metoda zakłada pewną elastyczność, pozwalając na modyfikację bloków czasowych. Istotą time blockingu jest bowiem budowanie struktury, która pozwala na lepsze zarządzanie zadaniami w czasie.

Sztywne trzymanie się planu, zamiast pomóc w organizacji czasu, może stać się kolejnym źródłem stresu. Napięcie kumuluje się w ciele i przekłada dyskomfort i dolegliwości bólowe. Prawidłowa postawa przy biurku także nie jest bez znaczenia. Sprawdź, jak należy prawidłowo siedzieć w pracy, aby uniknąć nieprzyjemnych konsekwencji złej postawy.

Bloki czasowe i zadania

Blok jest interwałem czasu zarezerwowanym na konkretną czynność. Blok może trwać 30 minut lub nawet 2 godziny, wszystko zależy od typu zadania, ale też Twojej energii i zdolności koncentracji.

Zarządzanie zadaniami w blokach jest skuteczne przede wszystkim, gdyż zmniejsza natłok myśli, który często towarzyszy dużej liczbie obowiązków. W zamyśle tej metody podczas konkretnego bloku nie powinniśmy myśleć o innych sprawach. Ponadto grupowanie podobnych zadań (maile z mailami, telefony z telefonami) sprawia, że mózg lepiej się koncentruje i mniej męczy.

Różnice w stosunku do innych technik 

W porównaniu z innymi metodami zwiększającymi produktywność time bloking wyróżniają konkretne cechy. Inne popularne metody organizacji czasu to np.: 

• Pomodoro: Metoda zakłada pracę w krótkich 25-minutowych interwałach, pomiędzy którymi następuje krótka przerwa. Jest to świetna metoda na rozpoczynanie nowych zadań. W przypadku projektów wymagających długotrwałej koncentracji, najprawdopodobniej okaże się niewystarczająca. 
• Lista zadań: To typowa lista rzeczy do zrobienia. Pozwala zwizualizować wszystkie obowiązki, jednak nie wskazuje na konkretny czas ich wykonania. Przy braku dyscypliny zastosowanie zwykłej check-listy może skończyć się chaotyczną pracą oraz odkładaniem trudniejszych zadań na koniec dnia.  

Time blocking idzie o krok dalej, pozwalając na uporządkowanie zadań i obowiązków, przydzielając im konkretny czas i kolejność wykonania.

Korzyści płynące z zastosowania time blockingu na co dzień

Zastosowanie metody time blocking szybko przynosi konkretne rezultaty:

• Osłabienie czynników rozpraszających: kiedy dokładnie wiesz, co masz do zrobienia, nie rozpraszasz się innymi sprawami.
• Poprawa koncentracji: długie bloki pozwalają osiągnąć głęboki stan skupienia i uzyskać widoczny progres.
• Redukcja stresu: widok dnia podzielonego na bloki daje poczucie kontroli i zmniejsza niepokój związany z nagromadzoną pracą.

Krótko mówiąc, time blocking pozwala pracować wydajniej bez poczucia ciągłego pośpiechu.

Jak stosować time blocking krok po kroku

Aby zacząć pracować w metodzie time blockingu, nie ma potrzeby specjalnego przygotowania, wystarczy notes lub kalendarz. Zakup specjalnych aplikacji, które obiecują skuteczne wyniki, będzie tu najprawdopodobniej zbędnym wydatkiem.

• Krok 1: Zapisz wszystko, co masz do zrobienia, bez ustalania kolejności.
• Krok 2: Oszacuj, ile czasu zajmie każde zadanie.
• Krok 3: Pogrupuj podobne zadania.
• Krok 4: Umieść bloki w kalendarzu, zaczynając od najważniejszych.
• Krok 5: Zostaw niewielkie odstępy między blokami. Zawsze może pojawić się coś nieoczekiwanego.
• Krok 6: Pod koniec dnia sprawdź, czy zastosowany podział okazał się praktyczny. To jest moment na wprowadzenie ewentualnych zmian.

Jak widać metoda jest prosta, a jej zastosowanie nie wymaga specjalnej inwestycji. Zaoszczędzone pieniądze warto przeznaczyć na zakup wygodnego fotela ergonomicznego, który przyda się podczas wykonywania zadań w dłuższych blokach czasowych. Krzesło Evans będzie doskonałym wyborem do ciągłej pracy przez kilka godzin, zmniejszając uczucie zmęczenia.

Time blocking i praca zdalna 

Podczas pracy zdalnej time blocking może okazać się szczególnie skuteczny. Poza biurem łatwo jest mieszać pracę z obowiązkami domowymi lub rozrywkami. Stosowanie time blockingu pozwala mentalnie oddzielić każdą czynność i skutecznie zorganizować przerwy.

Ponieważ praca zdalna wiąże się zazwyczaj z długimi godzinami spędzonymi przed komputerem, warto zainwestować w krzesło biurowe takie jak np. Kratos, które wytrzyma codzienną wielogodzinną pracę i pozwoli utrzymać zdrową postawę ciała. 

Krótka rada na koniec: Nie spiesz się! Zamiast od razu podzielić na bloki cały dzień pracy, zacznij od 2 lub 3 kluczowych interwałów, przeplatanych przerwami. Stopniowo, w miarę oswajania się z metodą, będziesz tworzyć dopasowany do Ciebie harmonogram. Zamysłem jest, aby Twój dzień miał strukturę i kontrolowany rytm, a nie aby kalendarz Cię przytłaczał.